Na przestrzeni ostatnich kilkunastu miesięcy w zasadach wynagradzania kierowców w przewozach międzynarodowych nastąpiły gruntowne zmiany. Wszystko rozpoczęło się 2 lutego 2022 r., od kiedy to przewozy międzynarodowe przestały być uznawane za podróż służbową. 19 sierpnia 2023 r. w życie weszła natomiast ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym, wprowadzająca również zmiany w innych aktach prawnych, w tym w ustawie o czasie pracy kierowców. To właśnie na mocy tych przepisów doszło do ujednolicenia stawek diet wirtualnych, wprowadzenia nowych zwolnień podatkowych i składkowych, czy możliwości wypłacania wynagrodzenia kierowcom międzynarodowym w dwóch częściach.
Wykluczenie przewozów międzynarodowych z podróży służbowych w lutym 2022 r. spowodowało odebranie kierowcom uczestniczącym w takich przewozach prawa do nieopodatkowanych i nieoskładkowanych diet i ryczałtów za nocleg.
Ustalając podstawę w zakresie wymiaru podatku dochodowego i wymiaru składki społecznej na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, pracodawca miał jednak możliwość zastosowania pewnego rodzaju ulg, nazwanych roboczo w środowisku transportowym dietami wirtualnymi, do których stosowało się stawki wyszczególnione w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Pracodawca mógł obniżać podstawę opodatkowania w wysokości 30% diety za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą, zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia o podróży służbowej. Podstawę oskładkowania pomniejszał z kolei o pełną równowartość diety przewidzianej w tych przepisach, a więc w wysokości 100%, za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. Należy podkreślić, że stawki diet różniły się w zależności od danego kraju, co dodatkowo komplikowało dokonywanie rozliczeń.
Wirtualne diety ze stałą stawką
Zróżnicowane stawki diet wirtualnych to już jednak przeszłość. Od 19 sierpnia 2023 r. zostały one ujednolicone.
Na mocy dodanego do ustawy o czasie pracy kierowców art. 26g ust. 1 pkt 1, od teraz, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, jeżeli miesięczny przychód kierowcy uczestniczącego w przewozach międzynarodowych jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, nie wchodzi kwota stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia.
Wolne od podatku dochodowego, co wynika z dodanego do art. 21 ust. 1 ustawy o PIT pkt 23d), pozostają natomiast przychody ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia, otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie tego stosunku lub tej umowy, w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą.
Ujednolicone stawki diet wirtualnych wynoszą zatem odpowiednio 60 euro i 20 euro.
W nowych przepisach doprecyzowano również, jak powinno się liczyć dni pobytu kierowcy za granicą. Dokonanie pełnego odliczenia, a więc w wysokości 60 euro lub 20 euro, jest możliwe, gdy kierowca przebywał w danym państwie dłużej niż 12 godzin. W sytuacji, gdy jego pobyt był jednak krótszy, wartości te ulegają odpowiedniemu pomniejszeniu do 1/3 (pobyt do 8 godzin) lub 1/2 (pobyt ponad 8 godzin do 12 godzin).
Nowy zakres zwolnień podatkowych i składkowych
Na skutek nowelizacji doszło także do rozszerzenia zakresu zwolnień podatkowych i składkowych. W ww. przepisach ustawodawca doprecyzował, że poza kwotą stanowiącą równowartość 60 euro i 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne i podatku dochodowego, nie wchodzą również należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę określonych kosztów.
Do kosztów tych należą koszty noclegu odbywanego poza pojazdem, koszty podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego innymi środkami transportu, niezbędne udokumentowane wydatki określone lub uznane przez pracodawcę oraz koszty korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów.
Nieprawidłowe rozliczanie kierowców w przewozach międzynarodowych zagrożone nawet odpowiedzialnością karną
Zapoczątkowane ponad półtora roku temu zmiany w wynagrodzeniach kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe przysporzyły pracodawcom ogrom problemów w dokonywaniu poprawnych rozliczeń. Mimo że nowe przepisy znacząco uprościły tę procedurę, nadal część przewoźników ma trudności, by rzetelnie i prawidłowo wywiązywać się ze swoich obowiązków. A to niestety naraża ich na negatywne konsekwencje prawne i finansowe w razie kontroli PIP, czy ZUS. Warto również podkreślić, że celowe i świadome naruszanie praw pracownika (a takim prawem jest niewątpliwie prawo do wynagrodzenia), podlega dodatkowo odpowiedzialności karnej. Pracodawcy, na mocy art. 218 KK, który podczas wykonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika, grozi kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
Z tego względu zachęcamy Państwa, aby dokładnie rozeznać się we wprowadzonych w ostatnim czasie zmianach. W przypadku pojawienia się niejasności lub problemów zapraszamy natomiast do skorzystania z pomocy prawnej naszej kancelarii!
