Skrupulatne, regularne i rzetelne ewidencjonowanie czasu pracy to jeden z głównych sposobów pozwalających optymalizować koszty pracownicze oraz poprawnie wyliczać należne pracownikom wynagrodzenia i inne świadczenia. Trzeba przy tym zaznaczyć, że prowadzenie ewidencji nie jest dobrowolne – to obowiązek każdego pracodawcy względem każdego pracownika, wynikający wprost z przepisów prawa.
Potwierdzenie tych słów znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r., w § 6: „Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy […]”.
W odniesieniu do kierowców wykonujących przewóz drogowy, na obowiązek prowadzenia ewidencji przez pracodawcę wskazuje natomiast art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców.
Jakie informacje zawiera ewidencja czasu pracy kierowców?
Ewidencja czasu pracy kierowców informuje w szczególności o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pracodawca jest zobowiązany do zaznaczania w niej również liczby godzin nadliczbowych, przepracowanych w porze nocnej oraz wszystkich dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
Inne dane, jakie zawiera ewidencja to: liczba godzin dyżuru (w tym godzina jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia), rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak i tych nieusprawiedliwionych.
Ewidencja jest ponadto dokumentem, w którym należy uwzględnić czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, jeśli ich wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców
Ustawa wskazuje również formy, w jakich pracodawca powinien ewidencjonować czas pracy kierowców. Są to:
- zapisy na wykresówkach,
- wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,
- rejestry opracowane na podstawie dokumentów, o których mowa w powyższych punktach.
Taką ewidencję jest on zobowiązany przechowywać przez okres 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego.
Pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy w stosunku do: pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną – ewidencjonuje on jednak ich czas pracy.
Ewidencję prowadzi się zarówno dla pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, jak i niepozostających w nim. Są to przedsiębiorcy osobiście wykonujący przewozy drogowe, do których ma zastosowanie rozporządzenie nr 561/2006 oraz przewozy regularne, których trasa nie przekracza 50 km, a ponadto osoby niezatrudnione przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujące na jego rzecz ww. rodzaje przewozów.
Jak optymalizować koszty pracownicze za pomocą ewidencji?
Skrupulatnie prowadzona ewidencja pozwala pracodawcy na m.in. rzetelne, uczciwe rozliczanie pracowników z tego, ile czasu spędzają oni w pracy, czy pracują w godzinach nadliczbowych, jak często bywają nieobecni i co jest tego przyczyną. Wszelkie informacje, jakie zawiera ewidencja, mają ułatwić przedsiębiorcy wyliczanie należnego pracownikowi wynagrodzenia oraz innych, związanych z nim świadczeń. Służą również wykrywaniu nieprawidłowości lub manipulacji, co z kolei może przyczynić się do optymalizacji kosztów pracowniczych.
Dla wielu pracodawców z branży transportowej do jednych z najwygodniejszych form prowadzenia ewidencji należy gromadzenie zapisów z wykresówek oraz wydruków danych z kart kierowców i tachografów cyfrowych. Oczywiście mają oni prawo do wyboru właśnie takiej formy, ponieważ art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców daje w tym miejscu pracodawcy dowolność. Należy jednak zaznaczyć, że taki sposób gromadzenia danych nie pozwala najczęściej uzyskać kompletnych informacji o liczbie wszystkich, faktycznie przepracowanych godzin.
Najszerszej wiedzy o czasie pracy kierowcy dostarczy pracodawcy pełna ewidencja czasu pracy, która zawiera w szczególności dane o godzinach nadliczbowych, pracy w porze nocnej, czy liczbie godzin dyżuru. Może on dzięki temu precyzyjnie ustalić należne wynagrodzenie wraz z przysługującymi świadczeniami, co stanowi również zabezpieczenie na wypadek roszczeń pracowniczych.
Pracodawcy zatrudniający kilkudziesięciu, czy kilkuset pracowników prowadzą ewidencję w formie elektronicznej. Niewyobrażalnie usprawnia ona wprowadzanie wszystkich informacji i danych, a przy tym ogranicza ryzyko błędów i pomyłek. W dużych przedsiębiorstwach zachowanie formy papierowej mogłoby wiązać się ze znacznymi niedogodnościami.
Brak ewidencjonowania czasu pracy kierowców – konsekwencje prawne
Kodeks pracy przewiduje dla pracodawców, którzy nie prowadzą dokumentacji pracowniczej karę grzywny od 10 000 zł do 30 000 zł.
W tym miejscu należy dodać, że pracodawca może odpowiadać również z tytułu fałszerstwa ewidencji czasu pracy lub poświadczania w niej nieprawdy. Kary za tego rodzaju przestępstwa zostały uregulowane w kodeksie karnym.
Zgodnie z art. 270 kk, osoba, która podrabia lub przerabia dokument materialny, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.
Za poświadczanie w dokumencie nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne, przewidziano karę pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. W wypadku mniejszej wagi sprawca podlega natomiast grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
